Road to us

Articles about career

Использование времени

Статистика гласит: если вы работаете в офисе, вас отрывают от дела в среднем раз в 8 минут. Благодаря этому только в дыру мелких отвлечений утекает до двух часов в день — 12% вашего суточного времени. Эта статистика касается только руководителей — занятых, активно работающих, умеющих себя организовать. Что же говорить об обычных сотрудниках?

Как поднять неподъемные дела

Допустим, вы работаете и только что закончили телефонный разговор. Как только вы положили трубку, то подумали о том, что наилучшим способом использовать имеющееся у вас время было бы составление годового бюджета для вашего отдела. Вы смотрите на ваши часы. До обеденного перерыва осталось десять минут. На углу вашего стола находится стопка канцелярской писанины, требующей вашего внимания. Что вы будете делать? Быстро расправитесь с бумагами класса «В»? Или используете десять минут для осуществления дела «А-1», несмотря на то, что оно кажется для вас «неподъемным»? Или же немного пораньше начнете обеденный перерыв?

Лучший вариант - начать работу над «неподъемным делом А-1», хотя это кажется нереалистичным и даже бессмысленным. Однако вместо этого вы, вероятно, решите убрать с пути несколько легких дел «В». Вам может показаться, что это решение не будет серьезным нарушением правильного использования времени, но на самом деле вы игнорируете то обстоятельство, что день каждого человека обычно разделен на небольшие отрезки и промежутки. Большие отрезки времени попадаются нам чрезвычайно редко. В большинстве случаев, когда человек избирает краткосрочные и легкие дела «В», он так поступает именно потому, что они являются краткосрочными и легкими. Вам надо сделать так, чтобы «неподъемное дело А-1» стало конкурентоспособным по сравнению с делами «В».

Но каким образом? Допустим, на составление бюджета для вашего отдела потребуется пятьдесят часов, а до начала обеденного перерыва у вас осталось всего десять минут. Очевидная невозможность найти сегодня пятьдесят часов может заставить вас отложить начало этого проекта до завтрашнего дня. Но и завтра у вас опять не найдется пятидесяти часов…

Самое главное для того, чтобы поставить «неподъемное дело А-1» под контроль - это начать работать над ним сразу же, как только вы поняли, что оно является для вас «делом А-1». Лучшим способом сдвинуть это дело с места будет превращение «неподъемного дела А-1» в «швейцарский сыр». Для этого вам надо проделать «дырки» в этом деле. Такими «дырками» являются «задания немедленного исполнения».

«Задание немедленного исполнения» требует пять минут или меньше того, но, завершив его, вы проделаете небольшую «дырку» в вашем «неподъемном деле А-1». Поэтому в течение десяти минут до обеда у вас есть время для двух задании немедленного исполнения.

Вот какие «дырки» вы можете проделать в «неподъемном деле» подготовки бюджета: 1) получить экземпляр прошлогоднего бюджета; 2) составить список людей, с которыми вам надо связаться при подготовке бюджета; 3) договориться о совещании по подготовке бюджета.

Что значат пять минут

«Задания немедленного исполнения» следует ограничивать теми делами, которые можно начать быстро и легко; все эти дела должны быть связаны с «неподъемным делом А-1». Вполне возможно, что начало работы заведет вас в тупик. Например, вы вызовете кого- то для разговора по бюджету и обнаружите, что этого человека сегодня на работе нет. Постарайтесь придумать другое «задание немедленного исполнения» и выполните его.

Метод «швейцарского сыра» привлекателен тем, что не имеет значения, какое «задание немедленного исполнения» вы избираете. Важно лишь, чтобы: 1) оно было легким - чем легче, тем лучше; 2) было связано с «неподъемным делом А- 1». При этом не имеет никакого значения степень вклада этого задания в реализацию дела «А-1». Главное - привести его в движение. Даже незначительные усилия начинают это движение.

Метод иногда позволяет сделать существенные сдвиги даже в реализации сложного проекта. После того, как вы сделали десяток «дырок» в «неподъемном деле А-1», вы сможете с радостью обнаружить, что задача оказалась гораздо легче, чем вы ожидали.

Последний рывок

Бывает и так, что после завершения десяти и даже двадцати «заданий немедленного исполнения», вы все еще понимаете, что вам предстоит осуществить сложный проект, который потребует массу времени, например 12 часов. Вам потребуется выделить большие отрезки времени для того, чтобы завершить его. Можно взять календарь и составить расписание, выделив по часу каждый день, а, допустим, по вторникам и четвергам - по три часа, пока вы не зарезервируете двенадцать часов для дела «А-1». А затем пусть логика задачи определяет ваше движение к цели.

Возможно, «задания немедленного исполнения» не привели ваше дело к завершению, но вы смогли ознакомиться с ее различными аспектами. Вы обнаружили любопытный вопрос в одном месте и столкнулись с интересной проблемой в другом. Проект стал все больше и больше захватывать, ваше внимание. Вы стали все больше и больше им интересоваться и проявлять желание вернуться к нему. Как только он стал вас притягивать, вам уже не нужны подпорки «заданий немедленного исполнения». Вы перестали медлить. Вы работаете над делом «А-1»!

Эскалация проблемы

Когда вы достигли Точки Принятия Решения и подозреваете, что вы собираетесь допустить промедление в реализации неприятного дела «А-1», задумайтесь о тех последствиях, которые будут вызваны вашей отсрочкой.

Прежде чем вы начнете размышлять о возможности отсрочки, замедлите свои действия. Подумайте минуту-другую о грядущих последствиях. Признайте, что рано или поздно вам придется решать эту проблему. Вопрос стоит не в том: «Буду ли я это делать?», а «Когда я буду это делать?». Спросите себя: «Все равно, рано или поздно я буду этим заниматься, собираюсь ли я заплатить цену за промедление?» Какова эта цена? Хотя она отличается в зависимости от конкретной ситуации, ряд общих моментов неизменно определяет эту цену.

- Если эта задача не исчезнет сама собой, объем работы, необходимой для ее выполнения, может возрасти с течением времени. Кроме того, нерешенная проблема будет преследовать вас, пока вы не избавитесь от нее.

- Даже в тех случаях, когда задача кажется вам неизменной вне зависимости от времени ее исполнения, мысли о ней могут вызывать у вас все большее раздражение. Есть ли смысл откладывать какое-нибудь дело, потому что вы чувствуете раздражение, хотя в любом случае вы и в случае отсрочки будете испытывать такое же раздражение?

Оцените степень риска

Можете ли вы пойти на риск, отложив осуществление большого и важного проекта до последней минуты?

Многие говорят: «Я нарочно откладываю все до последней минуты, потому что знаю, что я лучше всего работаю, когда нахожусь под давлением. Если я жду до тех пор, пока сроки не подопрут, то начинаю работать особенно продуктивно. Я меньше трачу времени впустую, а в голове больше появляется всяких новых идей. Я не теряю от промедления, а лишь выигрываю от него!»

Если вы произведете взвешенный анализ ваших трудовых привычек и после этого придете к выводу, что вы действительно лучше работаете в условиях дефицита времени и под давлением, то вы можете продолжать работать и дальше в таком режиме. Но для других людей чрезмерное давление может иметь разрушительные последствия. Спросите себя, не работаете ли вы хорошо только под давлением жестких сроков? Может быть, подъем вашей активности объясняется ощущением полной вовлеченности, которое требуется в период «штурма». Но что с вами происходит, когда «штурм» окончен, а давление спадает? Не кажутся ли вам периоды между «штурмами» скучными и унылыми?
Вот совет, который поможет вам избежать перегрузок во время «кризисов»: не ждите слишком долго. Дайте себе небольшой резерв во времени до наступления крайнего срока. Постарайтесь начать немного раньше, даже если давление не достигло всей мощи. По мере того, как вы научитесь уменьшать давление, чтобы обеспечить хорошие условия работы, вы будете укреплять свою силу воли. Вы обретете новое ощущение свободы и уверенности в себе, будете чувствовать меньше напряженности и сознавать, что вы контролируете ваше время (и вашу жизнь!).

Делегирование полномочий

Вам необходимо определить, какую работу передать своим подчиненным, а для этого выделить ключевые задачи и по каждой записать:

- Кто из команды может сделать эту работу
- Что конкретно препятствует ее передаче сегодня
- Что вы сделаете, чтобы поручение было выполнено эффективно

Вам необходимо:

- Согласовать результаты. Которые должны быть достигнуты и критерии оценки
- Согласовать поэтапные сроки и дату завершения всей работы
- Согласовать меры промежуточного контроля
- Объяснить исполнителю степень важности работы, общую ситуацию и те ограничения, в рамках которых ему предстоит действовать
- Наделить его необходимыми полномочиями
- Жестко следить за выполнением промежуточных сроков
- Благодарить за их соблюдение:
Сказать «спасибо»
Послать записку
Так, как подскажет ваш опыт и фантазия

Контрольный список на тему поручений

- Не позволяйте подчиненным «поручать» свою работу вам
- Не давайте задание, не дав соответствующих полномочий
- Поручив работу, не вмешивайтесь (кроме поэтапного согласованного контроля)
- Не забывайте проверить выполнение
- Не позволяйте возвращаться к вам с новыми проблемами вместо решений
- Не давайте задание, не обсудив объем работы
- Не медлите с похвалой
- Не делайте работу, если вы ее кому-то поручили
- Не путайте передачу полномочий со сложением полномочий.

(По материалам авторского тренинга «Тайм-менеджмент»)
Максим Роменский

Return to articles list